Política de privacidad

Milexia se compromete a proteger su información personal. Esta política describe la gestión de los datos personales por parte de Milexia de conformidad con las leyes de protección de datos personales actualmente en vigor, en especial el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD-UE), el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD-RU) y la Ley de Protección de Datos; denominados conjuntamente «RGPD».

El principio detrás de nuestra Política de Privacidad es mantener una relación transparente con usted respecto a sus datos personales. Milexia solo conservará datos personales cuando exista una razón contractual o legítima para hacerlo; solo los retendrá el tiempo necesario y solo permitirá que individuos de nuestra organización, o de nuestros proveedores, accedan a los datos personales cuando haya una razón contractual o legítima.

Esta Política se aplica a todo el procesamiento de datos personales realizado por las empresas del grupo Milexia y puede complementarse con regulaciones y políticas locales si lo requiere el país de alguna de nuestras empresas.

Definiciones clave de nuestra Política

“Dato personal”: toda la información recopilada de ti que puede utilizarse para identificar a una persona (número de teléfono, nombre, dirección, etc.).

“Usuario” o “Interesado”: básicamente, tú. El reglamento utiliza esta expresión para identificar a una persona o empresa cuyos datos se procesan.

“Responsable”: básicamente, una persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, determina los fines y los medios del tratamiento de los datos personales; cuando los fines y los medios de dicho tratamiento estén determinados por el Derecho de la Unión o de un Estado miembro, el responsable o los criterios específicos para su nombramiento podrán estar previstos en el Derecho de la Unión o del Estado miembro.

“Encargado”: persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

“Tercero”: cualquier entidad, persona, empresa o país involucrado en el manejo de los datos fuera del interesado, el responsable, el encargado o una entidad de la UE o el Reino Unido.

“Destinatario”: persona o entidad a la que se comunican los datos.

“Consentimiento”: manifestación de voluntad libre, específica, informada y unívoca por la que el interesado acepta, mediante una declaración o una clara acción afirmativa, la adopción del tratamiento de datos personales que le conciernen.

“Tratamiento de datos personales”: la recopilación y el manejo de datos personales.

“Transferencia”: comunicación de datos a una persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo, sea o no tercero.

“Delegado de protección de datos”: persona encargada de supervisar el tratamiento de datos personales.

Principios clave

1. ¿Qué datos personales recogemos?

La Política de la RGPD se aplica a datos personales automatizados y sistemas de archivo manuales. A continuación, se presenta una lista no exhaustiva de los datos que procesamos:

• Cualquier dato proporcionado por usted, recopilado del acceso y uso de nuestros servicios o de su relación con Milexia. Tales como, pero no limitado a: nombre, saludo, cargo, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección o ubicación, intereses (productos y servicios).
• Cualquier otra información personal enviada a través de formularios de registro o cuestionarios, como Número de Seguridad Social e información financiera como IBAN.
• Datos resultantes de formularios de contacto y comunicaciones posteriores.
• Cualquier información que pueda inferirse legalmente de los datos que procesamos, cualquier información personal

recopilada ya sea directamente, a través de formularios o campos de entrada de datos en nuestro sitio web, o mediante recopilación pasiva mediante cookies, historial de navegación y otras tecnologías de recopilación de datos (puede encontrar más detalles en nuestra Política de Cookies).

• Datos de fuentes públicas, mostrados en fuentes accesibles o que forman parte de su perfil en una red social y que usted ha puesto a nuestra disposición.
• Datos relacionados con solvencia financiera y capacidad crediticia que pueden consultarse en registros públicos de solvencia crediticia con obligaciones pendientes, antes o durante un contrato con nosotros.
• Información recibida de terceros, basada en su consentimiento o base legítima.

2. ¿Cómo utilizaremos sus datos personales?

Mantenemos su información para gestionar nuestra relación como cliente, proveedor, empleado o interesado de cualquier forma vinculado a Milexia. Utilizaremos estos datos para fines de intereses legítimos, excepto cuando dichos intereses queden sobrescritos por los intereses, derechos o libertades del interesado. Por ejemplo, para procesar presupuestos, pedidos, contratos, facturas, soporte de ventas, solvencia crediticia y obligaciones financieras, prestación de servicios, beneficios para empleados, formación, ofertas de empleo, entre otros, así como gestionar nuestras comunicaciones sobre nuestros productos y servicios; realizar contabilidad, auditorías y otras funciones internas; identificar, prevenir y proteger contra eventos de ciberseguridad y otros eventos de seguridad, espionaje, fraude y otras actividades ilícitas, reclamaciones y otras responsabilidades; y cumplir y hacer cumplir los requisitos legales aplicables, estándares de la industria relevantes y nuestras políticas.

En caso de datos sensibles, el tratamiento solo tendrá lugar bajo consentimiento explícito del interesado, salvo que la dependencia del consentimiento esté prohibida y los datos hayan sido manifiestamente hechos públicos por el propio interesado.

3. ¿Cuál es la base legal para usuarios en la UE y el Reino Unido?

La base legal para la recogida de información personal de personas en la UE/Reino Unido es necesaria para nuestros Intereses legítimos en:

• Promover nuestro negocio y evaluar el éxito de nuestras actividades promocionales;
• Proporcionar productos y servicios con fines comerciales;
• Para la ejecución de un contrato con el interesado o para tomar medidas de cara a la celebración de un contrato;
• Apoyar a nuestros clientes en el uso de productos y servicios;
• Fomentar el intercambio de ideas, experiencias y logros de clientes y empleados;
• Identificar, prevenir y proteger contra eventos de ciberseguridad y otros eventos de seguridad; espionaje, fraude y otras actividades ilícitas, reclamaciones y otras responsabilidades; y
• Monitorizar y mejorar nuestros sitios web.

4. ¿Cómo almacenamos y protegemos su información?

Nos comprometemos a procesar sus datos de conformidad con las normativas aplicables, utilizando las medidas organizativas y técnicas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad apropiado que asegure la confidencialidad, integridad y disponibilidad.

5. ¿Con quién compartiremos sus datos personales?

Milexia nunca venderá datos personales a terceros. En caso de que transfiramos o compartamos legalmente sus datos personales, será a los siguientes destinatarios, siempre bajo interés legítimo:

• Terceros a los que estamos legalmente obligados a proporcionar sus datos, por ejemplo, seguridad social o autoridades administrativas y fiscales.
• Entidades que subvencionan actividades de formación.
• Terceros que requieran procesar sus datos para el cumplimiento de la relación que mantiene con nosotros.
• Registros de solvencia financiera y capacidad crediticia para el cumplimiento de obligaciones financieras.
• En todos los casos en que consideremos que la divulgación es necesaria o apropiada para prevenir daños o pérdidas financieras, o en relación con una investigación de espionaje sospechado o real, eventos de ciberseguridad o seguridad u
• Otras actividades fraudulentas o ilegales.
• Otras empresas del grupo Milexia, cuando corresponda.
• Otros terceros, en el caso de que usted haya prestado su consentimiento.

Asimismo, nos reservamos el derecho a transferir la información personal que tenemos sobre usted en el caso de que vendamos o transfiramos todo o una parte de nuestro negocio o activos (incluyendo en caso de reorganización, adquisición, disolución o liquidación).

6. Transferencias de datos

Dado que somos un negocio internacional, podemos almacenar, procesar y/o transferir la información personal que recopilamos sobre personas a destinatarios en países distintos del país en el que se recogió originalmente la información. Esos países pueden no tener las mismas leyes de protección de datos que el país en el que la persona inicialmente proporcionó la información. Cuando transfiramos la información de una persona a destinatarios en otros países (p. ej., Reino Unido), protegeremos esa información como se describe en esta Política. Si una persona está ubicada en el Espacio Económico Europeo (“EEE”), cumpliremos con los requisitos legales aplicables que proporcionen protección adecuada para la transferencia de información personal a destinatarios en países fuera del EEE.

7. ¿Durante cuánto tiempo conservamos su información?

Sus datos serán procesados durante su relación con Milexia. Una vez finalizada la relación, mantendremos sus datos debidamente bloqueados durante el plazo de prescripción de los procedimientos civiles, penales, comerciales y/o administrativos.

Milexia podrá conservar la información personal de forma indefinida para los siguientes fines:

• Si está sujeta a un contrato.
• Oportunidades potenciales de marketing electrónico.
• Garantizar que se mantienen las preferencias y solicitudes de los interesados en virtud de los derechos de los individuos.

8. ¿Cómo protegemos sus datos?

Tomamos todas las precauciones razonables para mantener segura su información personal y exigimos a cualquier tercero que maneje o procese su información personal en nuestro nombre que haga lo mismo. El acceso a su información personal está restringido para prevenir accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos y solo está permitido entre nuestros empleados y agentes en base a la necesidad de conocer. Milexia utiliza tecnologías de cifrado estándar de la industria cuando transfiere y recibe datos intercambiados con nuestro sitio. Tenemos medidas de seguridad apropiadas en nuestras instalaciones físicas para proteger contra la pérdida, uso indebido o alteración de la información que hemos recopilado de usted en nuestro sitio. En caso de una brecha de seguridad, informaremos y cooperaremos con la Autoridad de Protección de Datos.

9. ¿Cuáles son sus derechos?

En cualquier momento, puede ejercer varios derechos relacionados con el tratamiento de sus datos personales. Valoramos sus derechos y queremos informarle que tiene derecho a:

Derecho a la información: en particular sobre la identidad del responsable, los datos de contacto del delegado de protección de datos, el propósito del tratamiento de datos, los destinatarios a los que se comunicarán los datos personales, los derechos de rectificación o supresión de sus datos, los plazos de conservación (si los hay), las modalidades prácticas para ejercer los derechos, etc.

Derecho de acceso: Al ejercer este derecho, puede obtener información sobre cómo tratamos sus datos personales.

Derecho de rectificación: Puede corregir o modificar sus datos si son inexactos o incompletos, para asegurar que tengamos sus datos correctos.

Derecho de supresión: Puede solicitar que se eliminen sus datos, siempre en los casos establecidos por la normativa aplicable.

Derecho a la limitación del tratamiento: Puede solicitar que restrinjamos el tratamiento de sus datos personales, siempre en los casos establecidos por la normativa aplicable.

Derecho de oposición: Puede oponerse al tratamiento de sus datos personales: (i) cuando sus datos ya no deban ser tratados, salvo en cualquier situación en la que podamos demostrar motivos legítimos para no atender la oposición, y/o (ii) cuando el tratamiento se realiza con fines de marketing.

Derecho a la portabilidad de datos: Puede solicitar que transfiramos sus datos a otra empresa, siempre en los casos establecidos por la normativa aplicable.

Para ejercer estos derechos, puede contactar con el Delegado de Protección de Datos de Milexia, adjuntando copia de su documento de identificación legal o equivalente e indicando el tratamiento correspondiente.

10. ¿Qué sucede si nos proporciona datos de un tercero?

En caso de que, como resultado de su relación con nosotros, nos proporcione datos personales de un tercero, le recordamos que usted es el único responsable de (i) haber obtenido su consentimiento previo para comunicar sus datos personales a Milexia en relación con el propósito sobre el que le informamos cada vez, y (ii) haber informado a dicho tercero de los términos establecidos en esta Política.

Usted es responsable de eximir a Milexia de cualquier responsabilidad derivada de la falta de información y/o consentimiento hacia o desde dicho tercero.

11. ¿Cómo tratamos sus datos en redes sociales?

Le recomendamos no proporcionar sus datos personales ni los de terceros al interactuar con nuestras redes sociales. Si decide incluir información personal, sepa que será tratada conforme a esta Política.

En concreto, los datos personales proporcionados a través de cualquiera de nuestros perfiles en redes sociales se recopilarán con el propósito de interactuar y relacionarnos con usted en dichos perfiles, con el único fin de comunicar y compartir nuestros valores, negocio y actividades. Este no es el canal adecuado para enviarnos quejas, sugerencias y/o reclamaciones relacionadas con cualquiera de nuestras empresas; pero en caso de que decida hacerlo, le informamos que compartiremos los datos estrictamente mínimos para tramitar su solicitud y permitir que nuestro departamento de atención al cliente se ponga en contacto con usted.

La base legal para este tratamiento de datos es su condición de usuario como amigo o seguidor de nuestro perfil en la red social, o la necesidad de dar respuesta en caso de que haga mención de ello en comentarios, aunque no sea seguidor. En tal caso, se utilizarán los datos personales mínimos para proporcionarle una respuesta.

Asimismo, tenga en cuenta que cualquier red social tiene sus propios términos de uso que están fuera de nuestro control y, por lo tanto, no están cubiertos por esta Política.

12. ¿Podemos modificar los términos de nuestra Política?

Cada vez que realicemos cambios en esta Política, reflejaremos la fecha de actualización al principio de la misma. Nuestro tratamiento de su información se regirá por las prácticas establecidas en esa nueva versión de la Política de Privacidad a partir de su fecha de entrada en vigor. Esta Política puede actualizarse periódicamente y sin preaviso previo para reflejar cambios en nuestras prácticas de información personal. Publicaremos la versión actualizada en nuestros sitios web e intranet e indicaremos en la parte superior del aviso cuándo fue actualizada por última vez.

13. ¿Cuáles son sus responsabilidades?

Usted es responsable de los datos que nos proporciona, así como de su veracidad, inexactitud, actualizaciones, validez y autenticidad, y de su consentimiento respecto al uso y tratamiento de dichos datos. Asimismo, es responsable de cualquier dato de terceros que nos facilite y para cuya comunicación está obligado a obtener el consentimiento.

14. ¿Tiene el grupo Milexia un Delegado de Protección de Datos?

Sí, Milexia cuenta con un Delegado de Protección de Datos para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente de protección de datos. Si tiene alguna preocupación sobre nuestro uso de su información personal, puede contactar con nuestro DPO en dpo@milexia.com.

Director de Cumplimiento Normativo
26 de mayo de 2023